Zo benut je de vrije ruimte dit jaar nog optimaal!

Om werkgevers tegemoet te komen in de coronatijd, geldt in 2021 een verruiming van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR). Dit houdt in dat dit jaar de vrije ruimte is verhoogd van 1,7% naar 3% over € 400.000 van de fiscale loonsom. Dat is een extra ruimte van € 5.200. Over het bedrag boven de € 400.000 is de vrije ruimte 1,18%. Mocht je nog vrije ruimte over hebben, benut deze dan nog dit jaar! Wij vertellen je waar de kansen liggen en met welke beperkingen je rekening moet houden. Vanaf 2022  keert het namelijk weer terug naar het oude niveau.

De werkkostenregeling

Voor werkgevers geldt: iedere vergoeding, verstrekking of ter beschikkingstelling aan een werknemer is belast loon. Werken met de WKR vormt hier een uitzondering op en maakt het mogelijk om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen uit te keren aan uw personeel, maar uiteraard ook aan jou als DGA. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een netto eindejaarsbonus.

Concernregeling

Binnen de WKR bestaat de zogenoemde concernregeling. Deze regeling geeft een concern de mogelijkheid om de vrije ruimte onder bepaalde voorwaarden van alle verbonden werkgevers bij elkaar optellen. Hierdoor ontstaat een collectieve vrije ruimte. Het tekort aan vrije ruimte bij de ene werkgever kan verrekend worden met een overschot aan vrije ruimte bij een gelieerde werkgever.

Spelregels

Om een onbelaste vergoeding te kunnen uitkeren aan je werknemers, dien je rekening te houden met drie belangrijke spelregels:

1. Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel

Als je gebruik wil maken van de vrije ruimte moet je dit loonbestanddeel tijdig aanwijzen als eindheffingsbestanddeel. Een werkgever is correct aangewezen als uit de administratie blijkt dat het loonbestanddeel ten laste van de vrije ruimte is gebracht of onder een bepaalde gerichte vrijstelling. Dit kan onder andere blijken uit de grootboekrekening, de loonstrook of uit het personeelshandboek.

Tip:  let erop dat de aanwijzing uiterlijk plaatsvindt op het moment dat de werknemer het loon geniet. Voor 2021 betekent dat uiterlijk in december. Je kunt niet achteraf (bijvoorbeeld in 2022), een (belast) loonbestanddeel aanwijzen wat betrekking heeft op 2021 of het op de rekening-courant verrekenen.

2. Gebruikelijkheidstoets

Je bent als werkgever vrij om te bepalen welke vergoedingen of verstrekkingen je in de vrije ruimte wil onderbrengen. De Belastingdienst beschouwt vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar als gebruikelijk.  Kom je hierboven? Dan dien je rekening te houden met de gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt in dat vergoedingen alleen in de vrije ruimte mogen worden gebracht als de hoogte hiervan tot 30% afwijkt van hetgeen ‘normaal’ is binnen uw branche. Alles wat boven de 30% uitkomt is belast loon.

3. Uitkeringsverbod

Heb je subsidie ontvangen vanwege de NOW of is er sprake van een verlenging van uitstel van betaling? Dan krijg je mogelijk te maken met beperkingen ten aanzien van het uitkeren van dividend of bonussen aan aandeelhouders, bestuur en directie. Het uitkeringsverbod moet voorkomen dat de NOW-subsidie wordt gebruikt voor de uitkering van dividend of bonussen. Het schenden van het uitkeringsverbod zorgt er mogelijk voor dat je de gehele subsidie moet terugbetalen. Dit is niet per defintie zo. Het kan voorkomen dat je wel een bonus kunt uitkeren, ookal heb je de NOW-subsidie en/of verlening van uitstel van betaling gekregen. Wij helpen je graag bij het uitzoeken van jouw mogelijkheden.

Eindejaarstip

Ga na hoeveel vrije ruimte je nog hebt en beloon bijvoorbeeld je personeel voor hun inzet het afgelopen jaar. Je kunt hierbij denken aan een bonus die je netto uitkeert, zonder dat je extra werkgeverslasten verschuldigd bent.

Wil je meer weten? Neem dan contact op met onze fiscaal adviseur Quincy Mangar. Hij beschikt over de juiste kennis om je te adviseren.

Quincy Mangar
0416 675 150
quincy@fincaccountants.nl